2023年11月7日，《取消外国公文书认证要求的公约》（下称《公约》）已在中国生效实施。1965年《公约》正式生效以来，在简化公文书跨国流转程序方面，极大促进国际经贸和人员往来。对从事国际贸易的企业来说，在涉及争议解决程序性问题上，取消外国公文书的领事认证程序，仅需办理《海牙认证公约》规定的附加证明书（Apostille）（见下图片）。本文将结合国内法院中进行的涉外民商事诉讼法律规定，来详细解读《公约》对于其程序性文件要求，仅供参考。
根据《公约》第一条约定，下列文书被认为是公文书：
（一）与一国法院或法庭相关的机关或官员出具的文书，包括由检察官、法院书记员或司法执行员（“执达员”）出具的文书；
（二）行政文书；
（三）公证文书；
（四）对以私人身份签署的文件的官方证明，如对文件的登记或在特定日期存在的事实进行记录的官方证明，以及对签名的官方和公证证明。
而送往《公约》非缔约国使用的文书，不能办理附加证明书。此外，申请附加证明书的文书有下列情形之一的，签发机构不予办理：
（一）文书的印鉴、签名不属实的；
（二）文书的印鉴、签名未进行备案，或者与备案不相符的；
（三）文书的印鉴、签名、装订、时效等不符合出文机构、用文机构规定和要求的；
（四）可能损害中国国家利益和社会公共利益的；
（五）附加证明书签发机构认为不应办理的其他情形。
结合上述要求，及国内法院进行的涉外民商事诉讼程序所需文件的法律规定，我们总结了以下三种文件要求。
01身份证明文件，需要办理附加证明书
根据《最高人民法院关于适用<中华人民共和国民事诉讼法>的解释（2022修正）》之第五百二十一条规定，外国人参加诉讼，应当向人民法院提交护照等用以证明自己身份的证件。
外国企业或者组织参加诉讼，向人民法院提交的身份证明文件，应当经所在国公证机关公证，并经中华人民共和国驻该国使领馆认证，或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续。
代表外国企业或者组织参加诉讼的人员，应当向人民法院提交其有权作为代表人参加诉讼的证明，该证明应当经所在国公证机关公证，并经中华人民共和国驻该国使领馆认证，或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续。
而《公约》生效实施后，作为《公约》缔约国的企业在出具外国商事主体的身份证明文件，例如营业执照或身份证件时，仅需要办理附加证明书。
02授权委托书，建议办理该国公证和附加证明书
根据《中华人民共和国民事诉讼法》之第二百六十四条规定，在中华人民共和国领域内没有住所的外国人、无国籍人、外国企业和组织委托中华人民共和国律师或者其他人代理诉讼，从中华人民共和国领域外寄交或者托交的授权委托书，应当经所在国公证机关证明，并经中华人民共和国驻该国使领馆认证，或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续后，才具有效力。
根据《最高人民法院关于适用<中华人民共和国民事诉讼法>的解释（2022修正）》之第五百二十一条规定，代表外国企业或者组织参加诉讼的人，应当向人民法院提交其有权作为代表人参加诉讼的证明，该证明应当经所在国公证机关公证，并经中华人民共和国驻该国使领馆认证，或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续。
而《公约》生效实施后，由外国人、外国企业或者组织的代表人出具的授权委托书，笔者认为不能直接办理附加证明书的文件，存在认证风险。
因此，在委托代理人时，委托方应具有相应的民事权利能力和民事行为能力，法人或其他组织办理委托公证，由法定代表人或负责人申办。同时，需要确认委托书内容（委托事项、受托人权限等）不得违背法律、公共利益和公序良俗。境外递交的，用于国内法院诉讼的授权委托书，笔者建议需先经过该国的公证机关公证后，再办理附加证明书。
03授权代表证明，建议办理该国公证和附加证明书
若该外国企业或者组织的主体证明文件上已有明确载明代表人或有权签字人，我们认为可以直接办理该外国企业或者组织的身份证明文件所需的附加证明书程序，无需单独办理其他程序。
但是，若主体证明文件上没有载明代表人或有权签字人，而需要通过董事会决议等文件出具授权代表证明，结合上述第2条，笔者建议需先办理该国公证机关的公证程序，在取得公证文书之后再办理附加证明书。
结语
对于中国企业或境外投资企业来说，《公约》的生效将会优化营商环境。对于有意向中方投资、出口的外国企业，某种程度上无需为商业文书办理领事认证。同时，外国企业在国内涉诉的情况下，也极大地方便了各种文书跨国流转的时间和经济成本，从而更好地优化各缔约国之间的司法环境。
因此，企业在判断是否适用《公约》，需要首先关注所涉及的境外企业是否属于公约缔约国范围，其次商事主体需要注意，什么样的文书可以办理附加证明书，什么样的文书不能办理附加证明书，从而更好地提高效率。
【注释】
附1：目前《公约》缔约国名单（名单截至2024年1月11日）
• 亚洲（22个）：
中国、亚美尼亚、阿塞拜疆、巴林、文莱、格鲁吉亚、印度、印尼、以色列、日本、哈萨克斯坦、吉尔吉斯斯坦、蒙古国、阿曼、巴基斯坦、菲律宾、韩国、沙特、新加坡、塔吉克斯坦、土耳其、乌兹别克斯坦
• 非洲（16个）：
博茨瓦纳、布隆迪、佛得角、斯威士兰、莱索托、利比里亚、马拉维、毛里求斯、摩洛哥、纳米比亚、卢旺达、圣多美和普林西比、塞内加尔、塞舌尔、南非、突尼斯
• 欧洲（44个）：
阿尔巴尼亚、安道尔、奥地利、白俄罗斯、比利时、波黑、保加利亚、克罗地亚、塞浦路斯、捷克、丹麦、爱沙尼亚、芬兰、法国、德国、希腊、匈牙利、冰岛、爱尔兰、意大利、拉脱维亚、列支敦士登、立陶宛、卢森堡、马耳他、摩纳哥、黑山、荷兰、北马其顿、挪威、波兰、葡萄牙、摩尔多瓦、罗马尼亚、俄罗斯、圣马力诺、塞尔维亚、斯洛伐克、斯洛文尼亚、西班牙、瑞典、瑞士、乌克兰、英国
• 北美洲（22个）：
安提瓜和巴布达、巴哈马、巴巴多斯、伯利兹、加拿大、哥斯达黎加、多米尼克、多米尼加、萨尔瓦多、格林纳达、危地马拉、洪都拉斯、牙买加、墨西哥、尼加拉瓜、巴拿马、圣基茨和尼维斯、圣卢西亚、圣文森特和格林纳丁斯、特立尼达和多巴哥、美国、加拿大
• 南美洲（12个）：
阿根廷、玻利维亚、巴西、智利、哥伦比亚、厄瓜多尔、圭亚那、巴拉圭、秘鲁、苏里南、乌拉圭、委内瑞拉
• 大洋洲（10个）：
澳大利亚、库克群岛、斐济、马绍尔群岛、新西兰、纽埃、帕劳、萨摩亚、汤加、瓦努阿图
注1：2024年1月11日，《公约》已对加拿大生效，中加之间已于当日开始适用《公约》；2024年6月5日，《公约》将对卢旺达生效，中卢之间将于当日开始适用《公约》。
注2：中国与其不承认具有主权国家地位的《公约》成员间不适用《公约》。
注3：中国与印度之间不适用《公约》。
附2：查询附加证明书要求及核查
有关申办单位或人员可在申办文书的附加证明书前访问中国领事服务网附加证明书（网址：http://cs.mfa.gov.cn/），或电话咨询010-65889761（人工接听时间：星期一至星期五上午8:30至11:00，下午1:30至4:00，国家法定节假日、公休日除外），以获得各国对公证书的具体要求。中国附加证明书将使用贴纸形式，加贴银色国徽印鉴。中国外交部以及各相关地方外办签发的附加证明书支持在线核验，届时可登录以下网址进行查询：http://consular.mfa.gov.cn/VERIFY。如欲获取最新信息，建议浏览相关外国驻华使馆网站。
